文档评审工具:Acrobat Shared Review

大家在完成文档的 Draft 之后,如何进行文档 Review,收集反馈呢?

用邮件给相关人员发 PDF 文件应该是对文档进行评审并收集文档反馈的常用方式之一吧 (当然,还有召开 Review meeting 等其他方式)。

在发出 PDF 之后,如果文档的评审人员很多 (wide audience review),你是不是也有过被反馈邮件搞得晕头转向的时候?

不同的人对同一个地方给出了不同的修改意见?收到的文档反馈格式形式各样?

评审人员有时不得不把 PDF 里的内容拷贝出来并且加上各种颜色以便让你明白?

当反馈很多的时候,是不是偶尔还是会漏掉一些反馈邮件,从而没有对文档进行相应的修改?

总之,需要评审者直接把反馈意见写在邮件里这种方式在 wide audience review 的时候并不是一种效率很高的方式。文档工程师需要非常细致并且付出额外的精力以保证所有的反馈意见都整合到文档的修改中。

如何才能让文档的评审更高效一些?

我们需要能够支持 Collaborative Review 的方式及工具。一些大公司会有自己的文档评审工具或系统,评审人员可以方便地对文档进行评审,文档工程师也可以方便地使用工具对反馈意见进行汇总。

可是并不是每个公司都会为文档评审去专门开发工具的。那么,好的,这次要介绍主角终于要闪亮登场了。。。

它就是 Acrobat Shared Review。

我相信 Acrobat 应该大部分文档工程师都有在用的工具(注意,不是 Acrobat Reader。什么?它们有区别吗?请自行询问度娘或谷哥)。

只要你有 Acrobat 9 或以上版本,你就可以发起 Acrobat Shared Review。

使用它有什么好处呢?

简单来说,就是提高了评审的效率,减少花在一些不必要的邮件或者会议上的时间,并达到 everyone is on the same page 的效果。

具体点说,使用 Acrobat Shared Review 有以下好处。

对于文档评审人员:

  • 可以看到其他人的意见,并且可以进行补充或回复;
  • 可以看到 TW 给出的回复;
  • 可以使用 Acrobat 的各种 commenting 工具进行反馈,如高亮,甚至是加入附件或者一段录音。

对于文档工程师:

  • 所有的反馈意见都在同一个 PDF 文件上;
  • 评审人员的意见不会重复也不容易相互冲突,因为可以相互看到其他人的修改意见;
  • 可以根据评审人员,页码,反馈意见状态等对所有反馈进行排序和过滤,甚至是生成报告;
  • 可以设置每条反馈意见的状态,如完成,拒绝等;
  • 可以看到那些人打开过文档。

总之,据我的经验和使用者的反馈,这个 Acrobat Shared Review 的效果还是不错的,也比较简单经济。大家可以尝试一下。

至于如何使用 Acrobat 来进行  Shared Review,可以参考 Acrobat 的文档:

http://www.adobe.com/products/acrobat/shared-pdf-document-reviews.html

https://helpx.adobe.com/acrobat/using/preparing-pdf-review.html

 

4 条评论 次浏览

  1. Cynthia 的头像 Cynthia 说:
    博主好久不更新了呢
    Dan 于 2015/08/27 10:37:07 回复
    博主表示很惭愧~~ :(
  2. Chris 的头像 Chris 说:
    博主有没有其他的联系方式,挺想在这方面了解更多的东西
    Dan 于 2015/10/08 11:41:15 回复
    可以给我发邮件。邮箱地址在这个页面:
    http://www.technicalwriter.cn/aboutme.html
  3. Melody 的头像 Melody 说:
    赞~期待新文章
  4. 张文强 的头像 张文强 说:
    博主要更新呀,一直关注技术文档写作,现在我是一名技术文档写作领域的小白。

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